حسابداری از جمله مهمترین و اصلی ترین مواردی است که یک کسب و کار به آن نیاز دارد و همچنین ارتباط معناداری با سودآوری شرکت ها دارد.پیروی از اصول حسابداری باعث رسیدن به اهداف کوتاه مدت و بلندمدت شرکت های بزرگ و کوچک می شود.

بهتر است بدانیم هدف و رسالتی که حسابداری دارد فراهم آوردن اطلاعات در خور اعتماد برای استفاده کنندگان درون سازمانی و برون سازمانی می باشد.
مقاله حاضر به ارائه تعریف کلی ازمفاهیم اولیه حسابداری وطبقه بندی حساب ها،دفاتر حسابداری و روش ثبت آن ها،و در ادامه به دلایل اهمیت تنظیم و ارائه دفاتر روزنامه و کل،عواقب عدم تنظیم و ارائه دفاتر روزنامه و کل و علت رد تنظیم و ارائه دفاتر روزنامه و کل می پردازد.

قبل از اینکه وارد بحث تنظیم و ارائه دفاتر روزنامه و کل بشویم لازم است آشنایی کلی با مفاهیم اولیه حسابداری داشته باشیم.
مفاهیم اولیه حسابداری:

درابتدا نگاهی داشته باشیم به تعریف حسابداری: 
حسابداری سیستم اطلاعاتی است که به کمک کارکنان،ابزار،فرم ها،روش ها،یک فعالیت مالی را به اطلاعات مالی تبدیل می کند.

حال که حسابداری را تعریف نمودیم بهتر است با موسساتی که از حسابداری استفاده می کنند در حد مختصری آشنا شویم.

الف)موسسات خدماتی:موسساتی هستند که خدماتی را ارائه ودر قبال آن حق الزحمه دریافت می کنند.

ب)موسسات بازرگانی:موسساتی هستند که به خرید و فروش انواعی از کالاها اشتغال دارند.

ج)موسسات تولیدی:موسساتی هستند که کالاهای بادوام یا مصرفی را بااستفاده ازمواد خام، ابزارو ماشین آلات و همچنین با به کار گرفتن نیروی انسانی تولید می نمایند.

معادله اساسی که در واقع اساس حسابداری بر آن استوار است و درهمه حال باید برقرار باشد به شکل زیر می باشد:

دارایی = بدهی+سرمایه

نمود آن در ترازنامه می باشد و مطابق استاندارد،دارایی در سمت راست ترازنامه و بدهی و سرمایه در سمت چپ می باشد که این امر در کلیه موسسات خدماتی،تولیدی،بازرگانی صادق است.

تعریف ترازنامه:
صورتی است که وضعیت مالی یک شرکت یا موسسه را در یک تاریخ مشخص و معین نشان می دهد که در آن،دارایی ها،بدهی ها و سرمایه یک موسسه در پایان سال مالی منعکس می گردد.

طبقه بندی حساب ها:

حساب هایی که در موسسات مورد استفاده قرار می گیرند برمبنای نوع فعالیت موسسه،بزرگی و کوچکی،نوع اطلاعاتی که مدیران و استفاده کنندگان از نتایج حاصل از سیستم حسابداری نیاز دارند و… متفاوت می باشد.

الف)حساب دارایی:عبارت است از اموال،مطالبات و سایر منابع اقتصادی موسسه که در نتیجه معاملات و عملیات مالی یا سایر رویدادها ایجاد شده و قابل شناسایی به پول بوده و دارای منافع اقتصادی آتی می باشد.به طور خلاصه تر اگر بخواهیم بیان کنیم دارایی های یک موسسه ،اموال و منابع اقتصادی مربوط به آن می باشد.

اگر بخواهیم مهمترین دارایی های یک موسسه رانام ببریم به موارد ذیل اشاره می کنیم:

1.وجوه نقد
2.حساب های دریافتنی
3.دارایی های ثابت(زمین و ساختمان،ماشین آلات،تجهیزات و…)
4.ملزومات اداری
5.پیش پرداخت

ب)حساب بدهی:تعهدات یک موسسه در مقابل اشخاص و موسسات دیگر که از معاملات و رویدادهای گذشته ناشی شده اند و باید از طریق پرداخت پول،تحویل کالا و یا انجام دادن خدمات یا انتقال اقلام دارایی ها تسویه شود.
بدهی های یک موسسه در اثر خرید نسیه کالاها  و خدمات،دریافت وام از بانک ها یا نظایر آن ها به وجود می آید.

نمونه های زیر می تواند از بدهی های یک موسسه باشد:
1.بستانکاران یا حساب های پرداختنی 
2.اسناد پرداختنی
3.وام ها
4.پیش دریافت ها

ج)حساب سرمایه:حق مالی صاحب یا صاحبان سرمایه نسبت به دارایی های آن موسسه را سرمایه می گویند.درواقع اگر ما بدهی های خود را از دارایی هایمان پرداخت کنیم هر چه باقی می ماند سرمایه ما است.

د)حساب درآمد:درآمد ،بهای کالای فروش رفته و یا ارائه خدمات برای مشتریان ونتایج سایر فعالیت های یک موسسه در یک دوره مالی که به تحصیل وجه نقد یا افزایش سایر دارای ها و یا کاهش بدهی ها منجر می شود را می گویند.برای مثال:درآمد اجاره،سود دریافتی بابت تسهیلات بانکی و…

ه)حساب هزینه:موسسات و شرکت ها برای اداره امور و انجام دادن فعالیت های مربوط به کسب درآمد،مخارجی انجام می دهند که باعث خروج وجه نقد یا کاهش سایر دارایی ها و یا افزایش بدهی های موسسه می گردد.مثل:خرید مواد و کالا و پرداخت دستمز،هزینه احجاره،هزینه آب و برق و…

در یک طبقه بندی دیگر می توان حساب های فوق را به دو طبقه تقسیم کرد;شامل:

1.حساب های دائمی:کلیه حساب هایی که در ترازنامه می آید جزء حساب های دائمی می باشد (دارایی،بدهی،سرمایه).حساب های دائمی از یک دوره مالی به دوره مالی بعد انتقال پیدا می کند و همچنین در ترازنامه گزارش می شوند.

2.حساب های موقت:حساب هایی هستند که در پایان دوره مالی بسته می شوند و مانده آن ها صفر می شود و انتقال پیدا نمی کند.حساب های موقت در صورت سود و زیان گزارش می شوند.شامل حساب های درآمد و حساب های هزینه می باشد.

دفاتر حسابداری شامل:
دفاتر حسابداری دفاتری هستند که هرکس باید در حوزه حسابداری با آن ها آشنا شود چرا که یک حسابدار بایستی بصورت روزانه اسناد و اطلاعات حسابداری را در این دفاتر قانونی ثبت کند.

دفاتر حسابداری به دو نوع دفاتر رسمی و قانونی و دفاتر غیررسمی و کمکی تقسیم می شوند.

الف)منظور از دفاتر قانونی و رسمی دفاتری هستند که حتما باید تهیه و تنظیم شوند در واقع یک نوع اجبار قانونی برای این کار وجود دارد که خود به دو نوع دفاتر روزنامه و کل تقسیم می شوند.

ب)منظور از دفاتر کمکی یا غیررسمی دفاتری هستند که موجب سهولت و دقت در حسابداری و نگهداری حساب ها می شوند و اجباری برای تهی آن ها نمی باشد.مانند دفتر معین
دفاتر روزنامه:
دفاتری هستند که معاملات و عملیات یک موسسه به ترتیب تاریخ وقوع در آن ثبت می شوند.در واقع دفاتری هستند که کلیه اطلاعات مربوط به یک معامله را (شامل تاریخ معامله،مبالغ بدهکار و بستانکار،نام حساب های بدهکار و بستانکار و شرح کامل معامله) به طور یکجا نشان می دهند.
روش ثبت ونوشتن دفتر روزنامه:
اصلی ترین و مهم ترین امر در نوشتن دفتر روزنامه،تجزیه و تحلیل رویداد مالی است و اینکه حساب های بدهکار و بستانکار را شناسایی و سپس طبق فرمت زیر عمل می کنیم:
تاریخ وقوع          حساب بدهکار      مبلغ
                       حساب بستانکار    مبلغ

شرح معامله
یعنی حساب بدهکار سمت بالا و راست و حساب بستانکار سمت پایین و چپ نوشته می شود و شرح مفیدو مختصری نیز داده می شود.البته در ثبت واقعی ستونی به نام عطف وجود دارد که شماره صفحه آن حساب در دفتر کل می باشد.
دفاتر کل:
خلاصه ی معاملات و رویدادهای مالی موسسه،به تفکیک و طبقه بندی شده.
روش ثبت و نوشتن دفتر کل:
اگر بخواهیم به صورت ساده دفتر کل را شرح دهیم باید بگوییم دفتر کل،دفتری Tشکل است که هر صفحه آن را به یک حساب اختصاص می دهیم و رویدادهای اتفاق افتاده در ارتباط با آن حساب را در آن ثبت می کنیم.

دلایل اهمیت تنظیم و ارائه دفاتر روزنامه و کل:
در وهله اول تنظیم و ارائه دفاتر روزنامه و کل،موجب پیشگیری از وقوع بسیاری از اشتباهات مثل: ثبت نکردن یا دوبار ثبت کردن اقلام بدهکار و بستانکار یک معامله و همچنین عدم ثبت معاملات و رویدادهای مالی می شود.

با توجه به اینکه تمامی فعالیت های مالی یک موسسه به ترتیب تاریخ وقوع درآن ثبت می شود با تنظیم و ارائه دفاتر روزنامه و کل،به سرعت می توان معاملات ثبت شده را پیدا نمود.

عواقب عدم تنظیم و ارائه دفاتر روزنامه و کل(دفاتر قانونی):
دفاتر قانونی یک موسسه یا شرکت که همان دفاتر روزنامه و کل می باشند،قبل از شروع سال مالی توسط اداره ثبت شرکت ها پلمپ می شود.

عدم تنظیم و ارائه دفاتر روزنامه و کل جریمه ای معادل 20درصد از مالیات را دارد و نیز از کلیه معافیت های مالیاتی محروم خواهد شد.

منظور از رد تنظیم و ارائه دفاتر روزنامه و کل چیست و دلایل آن:

منظور از رد تنظیم و ارائه دفاتر روزنامه و کل این است که بازرسان مالیاتی،پلمپ دفاتر شما را نپذیرفته اند که البته رد دفاتر قانونی نیز جریمه هایی به همراه دارد.

دراینجا به چند مورد از دلایل رد تنظیم و ارائه دفاتر روزنامه و کل می پردازیم:

1.وجود تعداد بیش از حد مجاز صفحات سفید
2.ثبت نکردن خلاصه عملیات شعب
3.سفید ماندن تمام صفحات
4.بستانکار شدن حساب های نقدی و بانکی مودی
5. تکه و پاره شدن صفحات 
6.تراشیده و مخدوش شدن محتویات
7.پاک شدن قسمتی از دفاتر به منظور سوء استفاده
8. و…َ

سخن پایانی:
تاکید بر سیستم حسابداری دستی بر این اساس است که این سیستم و مفاهیم تنظیم و ارائه دفاتر روزنامه و کل،در سال های اخیر توانسته است نیازهای مالی موسسات را به خوبی مرتفع نماید.

امیدواریم که توانسته باشیم اطلاعات کلی در مورد حسابداری و تنظیم و ارائه دفاتر روزنامه و کل در اختیارتون قرار داده باشیم.
دوستان و همراهان گرامی،اگر چنانچه با سوالی روبرو شدید یا نظرات و پیشنهاداتی داشتید می توانید از طریق بخش کامنت با ما در میان بگذارید تا کارشناسان ما در اسرع وقت پاسخگوی شما باشند.
با آرزوی موفقیت و سربلندی روزافزون