رمز موفقیت سازمان ها،تصمیم گیری درست و به موقع می باشد که این تصمیم گیری درست جز با اطلاعات صحیح به دست نمی آید.برای به دست آوردن اطلاعات مفید لازم است با حسابداری آشنایی داشته باشیم.

پس قبل از آنکه در مورد ثبت اسناد حسابداری صحبت کنیم بهتر است بدانیم منظور از حسابداری، اصول حسابداری،مفروضات حسابداری چیست.

در ادامه در مورد ثبت اسناد حسابداری و هدف از ثبت اسناد حسابداری صحبت خواهیم کرد،پس با ما همراه باشید.

تاریخچه حسابداری:

نخستین مدارک کشف شده ی حسابداری در جهان مربوط به 6000سال پیش است .لوحه های سفالی کشف شده از تمدن سومر در واقع به 3600 سال قبل از میلاد می رسد.

قبل از تمدن روم و یونان باستان نیز شواهدی به دست آمده که هزاران سال قبل از میلاد،حسابداری انجام می شده است.

در ایران نیز قدرت حسابداری با توجه به شواهد و مدارکی که بدست آمده مربوط  به سال های قبل از ظهور اسلام می رسد.

حسابداری قبل از شکل پیشرفته ای که هم اکنون وجود دارد،به صورت دفترداری نگاشته می شده است.

به مرور زمان حسابداری دوطرفه (دوبل) شکل گرفت که تمامی رویدادها و معاملات مالی چه به صورت نقد و چه به صورت نسیه در آن ثبت و ضبط می شد.

حسابداری دو طرفه هم اکنون نیز کاربرد دارد که شامل دوطرف بدهکار و بستانکار می باشد.در حسابداری دوبل از دو دفتر:

روزنامه(برای ثبت کلیه ی معاملات و رویدادهای مالی) و دفتر کل (طبقه بندی رویدادهای استخراج شده از دفتر روزنامه) استفاده می شود.

تعریف حسابداری:

برای حسابداری تعاریف متعددی وجود دارد و همیشه هم سراینکه حسابداری علم است یا فن اختلاف نظر وجود داشته است.

برخی از افراد حسابداری را هم علم می دانند هم فن.

حسابداری سیستمی اطلاعاتی است که اطلاعات مربوط به رویدادها و معاملات مالی یک سازمان و یا موسسه را جمع آوری،تشخیص،ثبت،طبقه بندی و گزارش گیری می کند.

یا به عبارت دیگر سیستمی اطلاعاتی است که اطلاعات مفید و لازم را برای تصمیم گیری استفاده کنندگان فراهم می کند.

استفاده کنندگان اطلاعات حسابداری چه کسانی هستند؟

1. استفاده کنندگان درون سازمانی مانند:هیئت مدیره،سرپرستان عملیاتی یک موسسه
2. استفاده کنندگان برون سازمانی مانند:سهامداران،مشتریان،بانک،بورس اوراق بهادار،اعتبار دهندگان و…

انواع موسساتی که از اطلاعات حسابداری استفاده می کنند به شرح زیر می باشد:

1. موسسات خدماتی:موسساتی که خدماتی به مشتریان عرضه و در قبال آن کارمزد و یا حق الزحمه دریافت می کنند.مانند:موسسات خدمات حسابداری و حسابرسی،بیمارستان ها

2. موسسات بازرگانی:موسساتی که به خرید و فروش نوعی خاص و یا انواعی از مواد خام و یا کالاهای ساخته شده اشتغال دارند.مانند:فروشگاه های لوازم خانگی

3. موسسات تولیدی یا صنعتی:موسساتی که کالاهای مصرفی بادوام را با استفاده از ابزارو ماشین آلات و با به کارگیری نیروی انسانی تولید می کنند و تولیدات خودرا به موسسات بازرگانی و یا مستقیما به مصرف کنندگان می فروشند.مانند:کارگاه های تولیدی

منظور از مفروضات حسابداری و انواع آن:

هررشته ای از دانش بر یک سری مفاهیم و قواعد استوار است که بدون مطالعه آن قواعد و مفاهیم کار در آن رشته امکان پذیر نمی باشد.حسابداری نیز از این قاعده مستثنی نیست.

حسابداری نیز دارای یکسری قواعد و معیارهایی می باشد که بدو آگاهی از این مفاهیم نمی توان حسابداری را به گونه ای کارآمد به کار گرفت.از این رو شناخت این مفاهیم از اهمیت زیادی برخوردار می باشد.

این مفروضات عبارتند ار:

1. فرض تفکیک شخصیت:یکی از اساسی ترین مفروضات حسابداری که معادله ی اساسی حسابداری نیز بازتاب همین فرض است.بدین معنی که شخصیت حسابداری که گزارش های مالی برای آن تهیه می شود ،لزوما یک شخصیت حقوقی نیست.

2. فرض تداوم فعالیت:بدین معنی است که یک موسسه یا واحد اقتصادی برای مدت طولانی و قابل پیش بینی به فعالیت های خود ادامه می دهد و قصد انحلال فعالیت در آن وجود ندارد. براساس همین فرض دارایی ها و بدهی ها به دو گروه کوتاه مدت(جاری) و بلندمدت تقسیم می شوند.

3. فرض دوره مالی:نتایج عملیات یک موسسه و یا شرکت اقتصادی را باید در دوره های مشخص(سه ماهه،شش ماهه،یکساله)مشاهده نمود. اغلب شرکت ها دوره مالیشان یک ساله می باشد که به آن سال مالی می گویند.

4. فرض واحداندازه گیری:پول به عنوان واحد اندازه گیری معاملات تعیین شده است.

5. فرض تعهدی:یکی از مهمترین مفروضات حسابداری فرض تعهدی می باشد یعنی درآمدها به محض تحقق وهزینه ها به محض وقوع،شناسایی و ثبت شوند.

منظور از اصول حسابداری و انواع آن:

اصول حسابداری آن گروه از مفاهیم حسابداری است که جنبه عملی و کاربردی داشته و رهنمودهای لازم را برای شناسایی،اندازه گیری،ثبت و تلخیص اطالاعات مالی ارائه می دهد که عبارتند از:

1. اصل بهای تماشده یا ارزش گذاری دارایی ها:براساس این اصل معادلات حسابداری در زمان وقوع به بهای تمام شده در دفاتر ثبت می شود.
2. اصل تحقق درآمد:طبق این اصل درآمد زمانی شناسایی و ثبت می شود که الف)مبادله ای صورت گرفته باشد به بیان دیگر درآمد تحقق یافته باشد. ب)فرآیند کسب سود کامل شده باشد بدین معنی که فروش یا ارائه خدمات انجام شده و وجه نقدی دریافت بشود و یا از دریافت آن در آینده اطمینان حاصل شود.
3. اصل تطابق:بدین معنی که هزینه های انجام شده جهت ایجاد درآمد باید به حساب دوره ای که درآن درآمد حاصل می شود،منظور گردد.
4. اصل افشای کامل:این اصل برکلیه گزارشات مالی تاثیردارد و در ثبت اسناد حسابداری نیز از اهمیت بالایی برخوردار است.طبق این اصل کلیه رویدادهای مالی بااهمیت باید افشا شود.(رویدادهای مالی رویدادهایی هستند که حداقل باعث تغییر یکی از عناصر معادله حسابداری شود)

معادله حسابداری:  دارایی=بدهی+سرمایه

دفاتر روزنامه و کل:

دفاتر روزنامه(دفتر روزنامه عمومی و دفتر روزنامه اختصاصی) و دفاتر کل جز دفاتر رسمی و قانونی می باشد.

دفتر روزنامه:دفتری که تمامی معاملات مالی یک موسسه به طور روزانه و به ترتیب تاریخ وقوع درآن ثبت می شود که به آن دفتر ثبت اولیه معاملات نیز می گویند همچنین استفاده از دفتر روزنامه موجب پیشگیری از وقوع بسیاری از اشتباهات می شود.(اولین مرحله حسابداری که ثبت می باشد در دفتر روزنامه انجام می شود)

دفتر کل:دفتری است حساب های یک شرکت یا واحد اقتصادی به تفکیک در آن نگهداری و طبقه بندی می شود که به آن دفتر ثبت نهایی نیز گفته می شود.براساس مانده حساب های دفتر کل صورت های مالی تعیین می شود.

اسناد حسابداری یا برگه های حسابداری:

قبل از اینکه برسیم به ثبت اسناد حسابداری بهتراست بدانیم منظور از سند حسابداری چیست؟

اسناد یا برگه های حسابداری نوشته ای است که درآن آثار مالی وتمام اطلاعات مربوط به یک یا چند رویداد مالی نوشته می شود که این اسناد بعد از اینکه توسط مرجع ذیصلاح یا همان مسئولین امضا شدند قابل ثبت در دفاتر روزنامه،کل و معین می باشند.

درواقع اطلاعات موجود در این اسناد برای ثبت های حسابداری به کار برده می شوند.

در ثبت اسناد حسابداری باید حسابهای بدهکار و بستانکار در هر معامله را تعیین کرد و همچنین در رابطه با ثبت اسناد حسابداری باید بدانید که هر سند حسابداری حداقل دو حساب دارد و اگر سند تراز یا موازنه نباشد ذخیره نخواهد شد.

به جرات می توان گفت که ثبت اسناد حسابداری ازاهمیت بالایی برخوردار است به ویژه در تهیه صورت های مالی.

هدف از ثبت اسناد حسابداری چیست؟

هدف از ثبت اسناد حسابداری کاهش اشتباهات و جلوگیری ازتغییر و دستکاری اطلاعات می باشد.

اگر یک موسسه یا واحد اقتصادی ثبت اسناد حسابداری را انجام ندهد دچار مشکلات زیادی خواهد شد.از جمله:مجازات های مالی یا غیرمالی از سوی سازمان امور مالیاتی،هرج و مرج و بی نظمی،گم شدن اطلاعات و اسناد

چطور می توان از صحت و درستی ثبت اسناد حسابداری اطلاع داشت؟

از آنجا که ثبت اسناد حسابداری به صورت دو طرفه انجام می شود ،معمولا حسابداران برای حصول اطمینان از صحت ثبت عملیات وصحت ماندن حساب ها در فواصل زمانی مختلف فهرستی از مانده حساب ها را تهیه می کنند

که این فهرست تراز آزمایشی نامیده می شود و می تواند به صورت دوستونی و یا چهار ستونی تنظیم شود.

سخن پایانی:

به طور کلی می توان گفت ثبت تمامی رویدادها و معامله های مالی را به عنوان ثبت اسناد حسابداری می دانند که یکی از تخصصی ترین و مهمترین امور مالی نیز،ثبت اسناد حسابداری می باشد.

یک حسابدار باید بتواند ثبت اسناد حسابداری را بادقت بسیار و به صورت کاملا حرفه ای انجام دهد تا از اشتباهات احتمالی جلوگیری بعمل آید.

 امیدوارم از خواندن این مقاله لذت برده و اطلاعات مفیدی درمورد حسابداری و ثبت اسناد حسابداری به دست آورده باشید.

اگر سوال یا نظر و پیشنهادی داشتید خوشحال می شویم با ما درمیان بگذارید.کارشناسان ما در اسرع وقت پاسخگوی نظرات شما عزیزان هستند.

از همراهی شما سپاسگذاریم.