برای خیلی از عزیزان این سوال مطرح می شود که برای اداره یک سیستم نرم افزاری وبررسی سیستم های حسابداری  چه

چیزی مهم و ضروری است  و باعث کیفیت انجام کار می شود.  آنچه که در اینجا اهمیت دارد مستند سازی مالی خوب  برای

اداره یک سیستم حسابداری و نرم‌ افزاری است که  تعداد کمی از مدیران و برنامه نویسان آن را مورد توجه قرار می دهند

 حال سوالی مطرح می شود  با توجه به اهمیتی که مستند سازی مالی در افزایش کیفیت  اداره سیستمهای نرم افزاری و

حسابداری دارد اما چرا مورد توجه قرار نمی گیرد ؟

 علت آن می تواند مشغله کاری زیاد مدیران، زمان محدود و یا هزینه های سنگین مستند سازی مالی باشد که باعث عدم توجه

مدیران به این مسئله مهم می شود اما اگر مدیران کیفیت مستند سازی مالی را در سیستم های نرم افزاری و حسابداری  افزایش

دهند تاثیرات مثبتی در سیستم اداری مشاهده خواهند کرد.

 ما در این مقاله سعی داریم شما را با مستند سازی مالی و تاثیر آن بر سیستم اداری آشنا کنیم  لطفا تا انتهای مقاله با ما همراه

باشید.

 ابتدا باید بدانیم مستند سازی مالی چیست؟

 مستند سازی مالی توضیح وقایع و نمودارهای گردش مالی سیستم  است در واقع چگونگی عملکرد مالی یک سیستم را نشان می

دهد و همچنین  جزئیات کار را بیان می کند به عنوان مثال اینکه شخصی  در چه زمانی چه کاری را به چه دلیلی انجام داده

است.

 شاید برای خیلی از افراد این سوال مطرح باشد که مستند سازی یعنی چه؟

 چه اهمیتی دارد و کاربرد آن چیست؟

 مستند سازی در واقع مجموعه ای از داده ها و مدارک است که مرحله به مرحله مسیر طی شدن یک پروژه یا عملیات را نشان

می دهد در واقع یک بینش کلی در مورد کار انجام شده به ما می‌دهد.

 مستند سازی مالی  مجموعه ای از داده های مالی می باشد که تمام هزینه های یک پروژه یا عملیات را طی یک مسیر از ابتدا

تا پایان پروژه نشان می دهد

 در واقع با مستند سازی مالی ما می ‌توانیم به یک سری تجربه ها در مورد مسائل در سازمان برسیم تا بتوانیم هزینه های

اضافی را در سازمان تا حد زیادی کاهش دهیم.

 مستند سازی مالی شامل چه فرآیند هایی می شود؟

 مستند سازی مالی فرایند های زیر را باید طی کنید

 شناسایی همه ی فعالیت های مربوط به مستند سازی ، گرد آوری ، طبقه بندی ، ارزش گذاری  ، بررسی فهرست و قابل

دسترسی بودن مدارک و مشاهدات و مکاتبات که تاریخ آنها مکتوب می باشد.

  مزایای مستند سازی مالی را نام ببرید؟

۱_اطلاعات و فعالیت های گذشته سازمان را نگهداری می کند

۲_ افراد قادر به بررسی کنترل کیفیت برنامه های اجرا شده توسط سازمان هستند

۳_با  بایگانی منابع اطلاعاتی سازمان  زمانی که نیاز به منابع داشته باشیم به راحتی می تواند به آنها رجوع کنیم

۴_ صرفه جویی در وقت و هزینه

 ۵_جلوگیری از تکرار دوباره فعالیت ها و انجام دوباره مطالعات

 ۶_آشکار کردن نواقصی که در برنامه های سازمان وجود دارد و نیاز به اصلاح می باشد

۷_ مهمترین نکات جالب در رابطه با مستند سازی مالی این است که شما می توانید از تجربیات گذشته الگوبرداری کنید تا دچار

آزمون و خطا نشوید

اهمیت مستند سازی مالی

یکی از مهمترین بخش پروژه ها، مستند سازی مالی است. گاهی به دلیل ضعف در مستند سازی مالی ، مدیران  یک پروژه

مالی، از هدف و نتیجه  نهایی در مورد انجام پروژه درک دقیقی ندارند و همین موضوع باعث  دوباره ‌کاری خواهد شد. اما با

مستند سازی مالی و کسب یک سری مهارت ها و توانایی ها هم کیفیت پروژه افزایش می یابد هم هزینه های اضافی بابت بی

کیفیت بودن برخی عملکرد ها کاهش می اید.

دلایل اهمیت مستند سازی مالی چیست؟

حرفه ایی بودن سازمان در مدیریت امور مالی نشان می دهد که سازمان در حفظ اطلاعات تعهد دارد وبا جمع بندی و طبقه بندی

اطلاعات مالی ،در صورت نیاز می تواند به این مستندات مراجعه کند در واقع مستند سازی مالی باعث می شود مدیریت  با

سرعت بیشتری مراحل کار را طی کند در واقع نیاز به جمع آوری دوباره اطلاعات نخواهد بود.

کسب وکار سود آوری را برای شما رقم خواهد زد مسلما شما با مراجعه به مستندات قبلی خواهید یافت که کدام مسیر ضعف

مالی شرکت بوده و نمی تواند شما را به سود آوری برساند در واقع مستند سازی مالی باعث می شود مسیر تا حدودی برای شما

مشخص شود

عواقب مستند سازی مالی نادرست

بسیاری از کسب و کارها و شرکت ها به مستند سازی مالی کامل و جامعی برای شرکت نیاز دارند .اگر شرکتی نتواند اطلاعات

مالی شرکت را به درستی بایگانی و جمع آوری کند قطعا در محاسبات مالی خود دچار مشکل خواهد شد پس مستند سازی مالی

یکی از مهمترین پروسه های فعالیت شرکت است که باید مورد توجه قرار گیرد

عواقب مستند سازی مالی اشتباه شامل گزینه های زیر می باشد

صورت حساب های نادرست

کاهش سطح درآمد

بازخورد های مالی کم

کاهش سطح عملکرد

مهمترین مزیت مستند سازی مالی

اگر در زمان اجرای هر پروژه یا عملیاتی تمام رویدادهای مالی ،کم و کاستی ها  و مشکلات اجرایی و مالی ثبت شود وبرای هر

مشکلی تدابیر و را حل طراحی شود مسلما کمک شایانی می کند که بعضی تجربه های اشتباه دوباره تکرار نشود در واقع می

توانیم به کمک مستند سازی مالی  راههای که باعث پیشبرد بهتر حساب های مالی می شود را شناسایی کرد.

یک مدیر برای اعمال مدیریت موثر باید به تمام اطلاعات شرکت دسترسی داشته باشد اطلاعات گذشته و اطلاعاتی که در حال

حاضر بایگانی می شود  تنها راه دسترسی به اطلاعات مالی گذشته ، مستند سازی مالی می باشد  این اطلاعات می‌تواند مدیریت

و کارکنان  آن مجموعه کمک کند تا برای افزایش کیفیت و عملکرد فعالیت های سازمان راه های درست را شناسایی کنند

سخن پایانی

 چرا ما کارهایمان را مکتوب نمی‌ کنیم؟ ما زیاد به نوشتن عادت نداریم، مثلاً کارهای زیادی انجام می‌دهیم ولی آخرش اگر از ما

بپرسند چه کاری کردید چیز زیادی برای نشان دادن نداریم. همیشه هم این سوال برای ما مطرح است که آخر گیر کار کجاست؟

 چرا ما کارهای روزانه خود را مکتوب نمی ‌کنیم؟ چرا مسائلی که برای ما اتفاق می‌ افتد را نمی نویسیم؟

به عنوان مثال ما در طول روز  کارهای متفاوت را انجام می‌دهیم اما هیچ کدام از این کارها را مکتوب نمیکنم  و بعد از مدتی

از خود می ‌پرسیم  چه کارهایی انجام دهیم؟

و گاهی دچار تکرار برخی اتفاقات در زندگی خود می شویم . اتفاقات چه در زمینه ی شخصی و چه در زمینه شغلی برای ما

پیش می آید .

همه ی ما  می دانیم  برای پیشبرد اهداف در سازمان یا شرکت نیاز به این داریم که یک سری اطلاعات را بایگانی کنیم بهترین

راه برای بایگانی اطلاعات مالی شرکت مستند سازی مالی می باشد .

 با توجه به توضیحاتی که در مقاله بیان شده است مستند سازی مالی یکی از بهترین راه ها برای جلوگیری از اشتباهات اجاره

خطاهای گذشته می باشد در واقع ما می توانیم از یک الگو برای ساخت یک مسیر درست استفاده کنیم . سوالات زیادی مطرح

می شود که به اهمیت مستند سازی مالی اشاره می کند ، هدف ما از این مقاله آشنایی شما در رابطه با اهمیت این عملکرد در

سازمان یا شرکت است که اگر نادیده گرفته شود باعث میشود پیشبرد اهداف سازمان گاهی در مواجه با مشکلات دچار تزلزل

شود اما اگر اطلاعات مکتوب شود عملکرد در طولانی مدت به راحتی بررسی می شود و نتایج بهتری خواهد داشت.

 ممنونم که تا انتهای مقاله با ما همراه بودید